Una metodología en 4 pasos para estimar el consumo real antes de cotizar una máquina o un plan.
La pregunta que más recibimos antes de cotizar es: ¿cuánto café consumiría mi oficina? La respuesta suele estar en algún lugar entre lo que dice RR.HH. y lo que realmente toma la gente. Este método en cuatro pasos te permite llegar a un estimado sólido sin instalar ninguna máquina todavía.
Paso 1: headcount efectivo, no contractual
No cuentes el total de empleados en el contrato: cuenta quiénes realmente están presentes en la oficina cada día. Con trabajo híbrido, la asistencia promedio suele ser 60-70% del headcount total. Para una empresa con 100 empleados y 3 días de asistencia por semana, el headcount efectivo diario es aproximadamente 60 personas.
Paso 2: factor de consumo por cultura
No todas las oficinas toman la misma cantidad de café. Nuestros benchmarks en Chile, basados en 500+ empresas instaladas:
- Oficina tradicional (consultoras, estudios, bancos): 2,0 tazas/persona/día.
- Oficina creativa (agencias, tecnología, diseño): 2,5 tazas/persona/día.
- Call center o backoffice operativo: 1,5 tazas/persona/día.
- Planta industrial con turnos: 2,2 tazas/persona/turno.
Paso 3: agregar el factor visitas y reuniones
Suma un 15-20% sobre el total para cubrir visitas externas, reuniones con clientes y consumo de salas de reuniones. Si tu oficina es muy visitada (espacios de coworking, áreas comerciales), este porcentaje puede subir al 35%.
“El error más común es subestimar las reuniones. Una sala con cafetera cercana multiplica el consumo por día de reunión.”
Paso 4: traducir tazas a kilos
La conversión estándar en café en grano es 7 gramos por taza de espresso y 10 gramos por taza de café largo o americano. Multiplica tu total de tazas mensuales por 8 gramos en promedio y tendrás los kilos mensuales de café que tu oficina necesita.
Ejemplo práctico
Oficina de consultoría con 100 empleados, asistencia del 65%, cultura tradicional: 100 × 0,65 × 2,0 × 22 días = 2.860 tazas/mes. Con 15% de reuniones: 3.289 tazas/mes. Convertido a kilos: ~26 kg de café en grano mensuales. Esa cifra es la base para cotizar con números realistas.
Si prefieres saltarte la calculadora, envíanos tu headcount y la cultura de tu oficina y te devolvemos el estimado en menos de 24 horas.
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